سياست مجموعه سازی كتابخانه

تعيين سياست مجموعه سازي كتابخانه مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران پيش از هر چيز نيازمند آن است كه مشخص شود از ميان انواع گوناگون كتابخانه ها، اين كتابخانه در چه گونه اي جاي مي گيرد. با توجه به تعاريف موجود، به نظر مي رسد كه اين كتابخانه از نوع كتابخانه هاي اختصاصي (Special Libraries)  است. در دايره المعارف بريتانيكا ضمن تعريف مختصري از انواع كتابخانه ها، درباره كتابخانه هاي اختصاصي آمده است:

تعداد فراواني از كتابخانه ها به وسيله گروه هاي ويژه اي از استفاده كنندگان و به منظور برآوردن نيازهاي همان گروه ايجاد شده است. در همانجا پس از ذكر ريشه پيدايش اين نوع كتابخانه ها، دربارهء ويژگي سازماني اين كتابخانه ها چنين آمده است:

كتابخانه هاي تخصصي غالبا به انستيتوهاي رسمي مانند گروه هاي دولتي، بيمارستان ها، موزه ها و نظاير آن ها وابسته اند. با اين حال، بيش تر به منظور برآوردن نيازهاي ويژه در سازمان هاي بازرگاني و صنعتي به وجود مي آيند و بر حسب چارچوب عملي معين، با فعاليت ها و با مجموعه هايي كه از نظر بزرگي و نقطه توجه بدقت مهار شده اند طراحي مي شوند، هرچند كه گاه بسيار بزرگ و داراي عرصه فعاليت بسيار گسترده اي هستند.

در كتاب مجموعه سازي در كتابخانه ها نيز پس از ارائه تعريفي موجز و در عين حال كافي و وافي از انواع كتابخانه ها، درباره كتابخانه هاي تخصصي چنين آمده است:

اين نوع كتابخانه ها در سازمان ها يا مؤسسات براي كمك به كاركنان به وجود مي آيند تا آنان را در كسب اطلاعات فني و تخصصي موردنياز ياري دهند. در مجموعه كتابهاي تخصصي، منحصرا منابع اطلاعاتي موردنياز سازمان متبوع گردآوري مي شوند. اين قبيل مجموعه ها بايد همواره از آخرين انتشارات و جديدترين مواد غيرچاپي موردنياز سازمان تشكيل شود.

وظايف كتابخانه هاي تخصصي به طور خلاصه عبارت اند از:
الف) گردآوري مواد موردنياز براي تحقيق يا كسب اطلاعات تخصصي در تك تك رشته هاي مربوط و سازماندهي اين مواد به نحوي كه دستيابي سريع به آن ها و نيز استفاده از آن ها ميسر باشد.

ب) تهيه چكيده ها ونمايه هاي موضوعي از مواد رسيده به كتابخانه و نشر آن ها تا پژوهندگان بتوانند به آساني و به سرعت از محتواي انتشارات مربوط به رشته خود اطلاع يابند.

كتابخاه هاي تخصصي وابسته به سازمان متبوع هستند و تأمين بودجه آن ها به عهده آن سازمان است.

مراكز ديگري نيز وجود دارند كه گرچه نام كتابخانه ندارند، بواقع كتابخانه هايي هستند كه وظايفي بسيار گسترده تر، و منابعي بسيار متنوع تر از كتابخانه به معناي سنتي آن دارند و از جمله آن ها، مراكز اسناد و مدارك هستند.

اين مراكز كه مراكز اطلاعات و مدارك نيز خوانده مي شوند اطلاعات تخصصي را فراهم مي آورند و بواقع بايد آن ها را با كتابخانه هاي تخصصي، يكسان به حساب آورد، با اين تفاوت كه اين مراكز تكامل يافته تر هستند و خدمات بسيار بيش تر و پيشرفته تري را براي جامعه بسيار بزرگ تري انجام مي دهند. اين مراكز خود به مراكز دايره المعارفي كه هدف از ايجادشان فراهم آوردن اطلاعات تخصصي در تمام يا بيش تر زمينه هاي علمي است و مراكز مدارك تخصصي كه هدف از  ايجادشان فراهم آوردن اطلاعات در يك زمينه خاص است تقسيم مي شوند.

مفصل ترين تعريف در اين باره را شايد در كتاب سازمان كتابخانه بتوان ديد:

…كتابخانه تخصصي به عنوان كتابخانه اي مورد توجه قرار گرفته است كه در موضوع يا مجموع موضوعاتي خاص يا فرم ويژه اي از مدارك تخصص يافته است. … معمولا كتابخانه تخصصي كتابخانه كوچكي است كه در خدمت گروهي محدود است. به طور كلي چنين كتابخانه هايي به موضوع يا گروه موضوعات خاصي تخصيص يافته اند.

كتابخانه تخصصي اطلاعات موجود را در مدارك برگه آرايي مي كند و در اغلب اين كتابخانه ها، متون ادواري بر ساير مواد فزوني دارد. مداركي چون گزارش ها ، استانداردها، بروشورها، جزوه ها و متون تجاري نيز به مقدار زياد نگهداري مي شوند، يعني مداركي كه در كتابخانه هاي عمومي، مدارك ميرا ناميده مي شوند. كتابخانه تخصصي اطلاعات خاصي را كه مورد درخواست مراجعين است فراهم مي آورد. اكثر مراجعين، مديران يا پژوهشگراني هستند با دستمزد زيادكه وقت براي آنان بسيار گرانبها است. كتابخانه تخصصي با توجه به نيازها، اطلاعات را فراهم مي آورد و سازماندهي مي كند و در هر زماني كه نياز باشد، اطلاعات را در اختيار مراجعه كننده قرار خواهد داد.

انواع كتابخانه هاي تخصصي عبارت اند از: دولتي، مجامع و مؤسسات، سازمان هاي تجاري و صنعتي، و مؤسسات علمي.

كتابخانه هاي تخصصي به منظور خدمت به سازمان مادر به وجود آمده اند و لذا هدف اين گونه كتابخانه ها افزايش منافع نهاد مادر به طرق زير است:

الف) فراهم آوردن خدمات اطلاع رساني به گونه اي كه اعضاي سازمان قادر به پيگيري پيشرفت هاي چشمگير در زمينه موردنظر خود باشند.

ب) كتابدار، متون را به طور جامع مورد كاوش قرار مي دهد و قبل از آن كه سازمان ، اجراي پروژه اي را عهده دار شود، آن را به نظر آن ها مي رساند و آنان را در ادامه پيشرفت مطمئن مي سازد. اين امر از دوباره كاري ها جلوگيري مي كند.

ج) فراهم آوردن اطلاعات به طور دقيق ، جامع، و سريع، به نحوي كه در وقت استفاده كننده صرفه جويي شود.

د) القاي الهام و انگيزه در استفاده كنندگان با فراهم آوردن مجموعه هاي سنجيده و خدمات متناسب، چرا كه استفاده كننده گاهي نيز به منظور كسب ايده و به دست آوردن الهام به كتابخانه مراجعه مي كند و در چنين مواقعي، تورق اسناد كمك بسيار مؤثري خواهد بود.

در كتابخانه تخصصي به طور كلي تعداد مراجعين محدود است، ولي اغلب آن ها متخصصين بسيار مطلعي هستند و معمولا منحصر به گروه هاي كاملا مشخصي مي شوند كه تعدادشان بسيار محدود است. بنابراين، كتابدار كتابخانه تخصصي در صورت تشخيص نيازهاي مراجعين و نيز تشخيص الگوي گردآوري اطلاعات، از موقعيت بهتري برخوردار خواهد بود.

كتابخانه تخصصي بخشي از سازمان مادر، و در عين حال واحدي مستقل و جداي از واحدهاي خدماتي ديگر است.

وظايف كتابخانه تخصصي به اين شرح است:

۱)        انتخاب مدارك و داده ها/ اطلاعات،

۲)       فراهم آوردن مدارك و داده ها / اطلاعات،

۳)      آماده سازي مدارك و داده ها / اطلاعات،

۴)       ذخيره مدارك و داده ها / اطلاعات،

۵)      بازيابي مدارك و داده ها / اطلاعات،

۶)       انتشار يا تكثير مدارك و داده ها / اطلاعات.

در يك كتابخانه تخصصي وقت استفاده كنندگان ارزشمند است و بايد از اتلاف آن جلوگيري كرد. لذا لازم است كه كتابداران حداكثر ياري را نسبت به مراجعين خود انجام دهند و اغلب اوقات انتظار مي رود و نياز است كه اطلاعات را به صورت آماده در دسترس قرار داد.

حال بر چه مبنايي كتابخانه مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران را در زمره كتابخانه هاي تخصصي جاي مي دهيم؟

ابتدا به بند اول فراخوان مقاله اشاره مي كنيم كه در چند شماره از مجله اطلاع رساني چاپ شده و به عنوان ارگان پژوهشي اين مركز، هدايت كننده انتظارات مراجعان و استفاده كنندگان از اين مركز و خدمات آن است. در اين فراخوان آمده است:

مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران سال ها است كه انتشار مجله اطلاع رساني را برعهده دارد. اين مجله به منظور اعتلاي علوم كتابداري و اطلاع رساني، نتايج تحقيقات پژوهشگران و متخصصان را چاپ مي كند و از نظر موضوعي تمام رشته هاي اطلاع رساني و علوم وابستهء كتابداري ، مديريت اطلاعات، فن آوري اطلاعات، تحليل اطلاعات، زبانشناسي، اصطلاح شناسي و زبانشناسي رايانه اي را در بر مي گيرد. … هيئت تحريريه از همهء صاحبنظران، پژوهندگان، استادان، پژوهشگران و برنامه ريزان دستگاه هاي اجرايي در رشته هاي مختلف علوم كتابداري و اطلاع رساني دعوت مي كند مقالات خود را براي بررسي وچاپ به نشريه ارسال دارند. …. مجله اطلاع رساني، فصلنامه علمي پژوهشي مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران، مقالات تحقيقي و تحليلي به زبان هاي فارسي و انگليسي را كه در علوم اطلاع رساني يا علوم مرتبط با آن تهيه شده با داوري علمي و ادبي پذيرش و منتشر مي كند

ولي مهم تر از آن، مجموعه، هدف، وظايف و پست هاي سازماني مركز اطلاعات ومدارك علمي ايران است كه در آبان ماه ۱۳۷۴ به تأييد سازمان امور اداري و استخدامي كشور رسيده است. در اين اساسنامه در بند هدف هاي مركز چنين آمده…